Im Rahmen des DFG-geförderten Projekts OASA werden Daten gesammelt, die für die Analyse und Bewertung verschiedener Open Access Geschäfts- und Finanzierungsmodelle notwendig sind. Die Daten werden verwendet, um die finanziellen Auswirkungen verschiedener Open Access Szenarien zu analysieren und zu bewerten. Ziel ist die Erstellung eines aggregierten Datenpools, der verschiedene Datenquellen und Stakeholder-Perspektiven zu unterschiedlichen Open Access Modellen vereint.

Die Datenlieferung ist bis zum 31.08.2026 möglich. Die Erfassungstiefe ist in den einzelnen Tabellenblättern vorgegeben. Im Tabellenblatt „Publikationen“ erfolgt die Erfassung auf Artikelebene. In den Tabellenblättern „Transformationsverträge“, „Mitgliedschaften“ und „Subskriptionsverträge“ erfolgt die Erfassung auf Ebene der Verträge / Verlage. Im Tabellenblatt „Institutionelle Ausgaben“ erfolgt die Erfassung anhand der Kategorien „Publikationsplattform“, „Repositorium“ und „Universitätsverlag / Verlag einer wissenschaftlichen Einrichtung“.

Bitte füllen Sie die fünf – im Reiter grün eingefärbten – Tabellenblätter „Publikationen“, „Transformationsverträge“, „Mitgliedschaften“, „Subskriptionsverträge“ und „Institutionelle Ausgaben“ mit Ihren Kostendaten für das Jahr 2025 aus.

Ja. Bitte liefern Sie uns die Daten Ihrer Einrichtung, die Sie ermitteln können, auch wenn es nur ein Teil der Daten ist oder wenn Sie nur einzelne Tabellenblätter ausfüllen können. Im Zweifel ist es besser, wenn Sie nur zu ausgewählten Verlagen Daten liefern (diese aber vollständig), als wenn Sie zwar zu allen Verlagen Daten liefern, diese aber unvollständig sind.

Die Erläuterungen zu den einzelnen auszufüllenden Tabellenblättern finden Sie in dem ersten Tabellenblatt „read me“.

Es können beliebig viele Zeilen in den einzelnen Tabellenblättern hinzugefügt werden.

Sollten mehr Zeilen als die voreingestellt grau eingefärbten Zeilen benötigt werden, können neue Zeilen selbständig hinzugefügt werden.

Die Datenbasis aus OpenAPC ist für die Zwecke von OASA nicht vollständig.

Zudem erhebt OASA Daten zu Subskriptionen/Lizenzen und zu institutionellen Ausgaben für Diamond und Green OA.

Nein, die Weitergabe an OpenAPC und den OAM ist freiwillig.

Die Daten werden für die Analysen und Publikationen aggregiert (z. B. auf Ebene von Verlagen oder Einrichtungstypen), um eine Extrapolation auf nationaler Ebene zu ermöglichen. Das bedeutet, es werden keine Rückschlüsse auf die einzelne Einrichtung respektive eine Zuordnung von Daten zu einer einzelnen Einrichtung möglich sein. Unser Ziel ist die Szenarienanalyse für Deutschland. Die Szenarienanalysen für die einzelnen Einrichtung möchten wir darüber hinaus ermöglichen, indem wir dazu ein Tool bereitstellen, dass die Einrichtungen lokal für sich verwenden können.

Der Zugriff auf die nicht-anonymisierten Daten ist nur für die OASA-Projektpartner:innen möglich. In diesem Rahmen haben wir ein klares Zugriffsmanagement für eine definierte Personengruppe festgelegt.

Bei den Publikationskosten benötigen wir die Kosten, die tatsächlich in der eigenen Einrichtung entstehen und dort verrechnet wurden. Das heißt für OASA können Sie nur Publikationen und dazugehörige Kosten angeben, die Sie über Ihre eigenen Systeme ermitteln können. Offene Quellen (z.B. OpenAlex) eignen sich für die Ermittlung der Kosten leider nicht – auch weil die Autor:innen corresponding authors sein müssen und sichergestellt sein muss, dass die Rechnung tatsächlich über die eigene Einrichtung lief. Das bedeutet, wir müssen leider damit rechnen, dass Sie nicht alle Daten ermitteln können, wenn nicht alles zentral läuft und Sie keinen Zugriff auf die dezentral abgewickelten Rechnungen haben.

Nein, es werden nur Angaben für Zeitschriftenartikel benötigt, andere Formate (Monografien etc.) sind nicht Teil der Erhebung.

Bitte melden Sie APCs für hybride Artikel (PAR-Fees) innerhalb von Transformationsverträgen in dem Tabellenblatt „Publikationen“ mit 0,00 Euro.

Bitte geben Sie APCs für Gold-OA-Artikel innerhalb von Transformationsverträgen in dem Tabellenblatt „Publikationen“ mit ihren entsprechenden Kosten an. Wenn Gold-OA-Artikel in der Pauschalzahlung eines Transformationsvertrags enthalten sind (z. B. bei ACS oder IOP), werden sie wie hybride Artikel behandelt. Als Gebührenart wird jedoch „gold-oa“ ausgewählt.

Die Auflistung der hybriden Artikel wird für die Berechnung der Publikationszahl benötigt.

Die Angabe dient außerdem der Sicherstellung der Validität der Daten und ist für die Nachnutzung des Datenschemas für interne Monitoringprozesse in der eigenen Einrichtung und/oder die Weitergabe an OpenAPC hilfreich.

Hybride OA-Artikel innerhalb von Transformationsverträgen werden im Tabellenblatt „Publikationen“ erfasst und mit 0,00 EUR angegeben. Bitte geben Sie in der Spalte „Zuordnung zum Transformationsvertrag“ den entsprechenden Transformationsvertrag an.

Im Tabellenblatt „Transformationsverträge“ werden dann die Beträge der Publish- und Read-Anteile angegeben.

Kosten für Gold-OA-Artikel werden im Tabellenblatt „Publikationen“ erfasst.

Publikationen aus den DEAL-Verträgen (Elsevier, Springer, Wiley) müssen nicht gemeldet werden, wohl aber Nature-Publikationen außerhalb von DEAL. Wenn Sie möchten, können Sie die Daten aus den DEAL-Verträgen aber trotzdem angeben.

Weitere publikationsbezogene Kosten (Colour Charges usw.) für Artikel, auch im Rahmen von DEAL-Verträgen, können – sofern sie vorliegen – ebenfalls angegeben werden.

Ja. Wenn Sie möchten, können Sie die Daten aus den DEAL-Verträgen angeben. Es ist aber nicht notwendig.

Bei den Mitgliedschaften reicht es, die Anzahl an Publikationen im Tabellenblatt „Mitgliedschaften“ anzugeben. Die einzelnen Artikel müsse nicht im Tabellenblatt „Publikationen“ erfasst werden. Sie können diese aber freiwillig angeben.

Ja. Bitte geben Sie Artikel, die per Waiver abgerechnet wurden, im Tabellenblatt „Publikationen“ mit 0,00 Euro an. Tragen Sie bitte in diesem Fall in der Spalte „Bemerkung“ den Hinweis „Waiver“ ein.

Freiwillige Zahlungen können Sie direkt beim Artikel im Tabellenblatt „Publikationen“ erfassen. Tragen Sie bitte in diesem Fall in der Spalte „Bemerkung“ den Hinweis „freiwillige Zahlung“ ein.

Bitte geben Sie die Artikel an, die im Jahr 2025 erschienen sind. Für die Szenarienanalysen ist das Lizenzjahr bzw. der Leistungszeitraum 2025 entscheidend. Bei Abweichung von Erscheinungsjahr der Online-Publikation und Erscheinungsjahr des Bandes oder Hefts bitte die Publikation angeben, die im Jahr 2025 erschienen ist. Es zählt das Jahr der Endversion. Das Rechnungsjahr kann abweichen. 

Für OASA benötigen wir nur die Angaben für das Publikationsjahr 2025. Wenn Sie darüber hinaus weitere Daten angeben möchten, können Sie das gerne tun. Wir haben die Liste an Transformationsverträgen aus der ESAC Registry und die Mitgliedschaften mit opencost-ID für die Jahre (Leistungszeitraum) 2024-2026 hinterlegt, um den Einrichtungen, die diese Daten freiwillig angeben möchten und/oder das Schema für interne Monitoring-Prozesse nachnutzen möchten, die Eingabe zu erleichtern. Sie müssen die 2026 beginnenden Mitgliedschaften nicht angeben.

Das Publikationsjahr muss 2025 sein. Das Rechnungsjahr kann abweichen. Die beiden Angaben dienen der Sicherstellung der Validität der Daten und ist für die Nachnutzung des Datenschemas für interne Monitoringprozesse in der eigenen Einrichtung und/oder die Weitergabe an OpenAPC hilfreich.

Solche Fälle können im Tabellenblatt „Publikationen“ erfasst werden.

Bitte tragen Sie als Publikationsjahr „2025“ (analog zum Rechnungsjahr) und im Kommentarfeld den Hinweis „Artikel ist nicht erschienen“ ein.

Weitere publikationsbezogene Kosten (colour charges, submission fees, page charges usw.) für Artikel, auch im Rahmen von DEAL-Verträgen, können – sofern sie vorliegen – angegeben werden. Auch Publikationen ohne Kosten können gemeldet werden. Die Angaben sind freiwillig, liefern aber wertvolle Informationen für die Auswertung.

Die Kosten für das Deposit als Ganzes können im Datenschema nicht angegeben werden. Artikel, die über ein Deposit bezahlt wurden, werden wie Einzelartikel erfasst. Rechnungsdatum ist der Zeitpunkt des Reportings vom Verlag.

Sollten in Ihrer Einrichtung weitere Verlage benötigt werden, können diese in dem entsprechenden Tabellenblatt ("Liste Verlage") ergänzt werden, indem eine neue Zeile unter der bestehenden Liste hinzugefügt wird. Die Dropdownliste aktualisiert sich automatisch.

Bitte geben Sie keine Fremdwährung an, sondern ausschließlich Euro.

Wenn Sie nur einen Betrag (Netto oder Brutto) vorliegen haben, können Sie den fehlenden Betrag einfach über eine Formel berechnen. 

Der Steuersatz wird als Dezimalzahl eingegeben (19 % = 0,19).
Brutto berechnen: = Netto × (1 + Steuersatz)
Netto berechnen: = Brutto ÷ (1 + Steuersatz)

Steht der Nettowert in Zelle D8 und der Steuersatz in E8, lautet die Formel:
=D8*(1+E8) für Brutto bzw. =D8/(1+E8) für Netto.

Für OASA und die Modellierung von Open Access Szenarien sind die APCs aus reinen Gold OA Zeitschriften, Publikationskosten aus Transformationsverträgen (Gold und Hybrid), Publikationskosten für Hybrid in the wild, Mitgliedschaftskosten, Diamond und Green OA-Kosten der Mindestsatz an Kostendaten, die wir dringend brauchen.

Wenn Sie weitere publikationsbezogene Kosten angeben können – dazu gehören auch Daten zu Closed Access Artikeln – wären wir sehr dankbar, weil es uns weitere Berechnungen ermöglicht. Diese können Sie uns gerne liefern. Wie bei Opt-out-Artikeln ist bei Closed-Access-Artikeln in Closed-Access-Journals als Gebührenart „publication charge“ anzugeben.

Sollten in Ihrer Einrichtung weitere Transformationsverträge benötigt werden, können diese in dem entsprechenden Tabellenblatt („Liste Transformationsverträge“) ergänzt werden, indem eine neue Zeile unter der bestehenden Liste hinzugefügt wird. Die Dropdownliste aktualisiert sich automatisch.

Dem Vertrag muss allerdings eine gültige ESAC-ID zugeordnet sein. Eine Übersicht aller IDs sowie weitere Informationen finden Sie online. Dort können auch neue IDs beantragt werden.

Der P&R-Vertrag muss über eine gültige ESAC-ID verfügen. Eine Übersicht aller IDs sowie weitere Informationen finden Sie online. Dort kann – falls noch nicht vorhanden – eine ID für den Vertrag beantragt werden.

Dann können Sie Ihren P&R-Vertrag mit OUP im Tabellenblatt („Liste Transformationsverträge“) ergänzen, indem Sie eine neue Zeile unter der bestehenden Liste hinzufügen. Die Dropdownliste aktualisiert sich automatisch. 

Bitte füllen Sie bei getrennten Anteilen für den Transformationsvertrag jeweils zwei separate Zeilen aus – eine Zeile für den Publikationsanteil und eine für den Subskriptionsanteil.

Wählen Sie aus der Dropdownliste „keine getrennten Anteile“.

Zu dem Vertrag IEEE Gold Open-Access 2026-2027 der TIB (IEL + Open Access Token Account Agreement), der 2025 angelaufen ist, liegt aktuell noch keine ESAC-ID vor. Deshalb ist dieser Vertrag noch nicht in der Liste der Transformationsverträge enthalten. Wir haben allerdings von der TIB die Rückmeldung bekommen, dass diese in Kürze beantragt wird. Wir haben diesen Fall im Blick und werden die FAQs entsprechend anpassen, sobald ein Eintrag vorliegt.

Bitte geben Sie bei Mehrjahresverträgen den Betrag anteilig für das Jahr 2025 an.

Eine Übersicht sowie Detailinformationen zu allen bestehenden openCost-IDs finden Sie online. Dort können auch zusätzliche IDs beantragt werden. Für die Angabe im Datenschema können Sie dann selbstständig die Bezeichnung und die openCost-ID der Mitgliedschaft im Tabellenblatt „Liste Mitgliedschaften“ ergänzen.

Bitte geben Sie Ihre Daten zu Subscribe2Open-Verträgen im Tabellenblatt „Mitgliedschaften“ an. Die Auswahl im Dropdown-Menü in der Spalte „Bezeichnung Mitgliedschaft“ beinhaltet auch Subscribe2Open-Verträge (siehe Liste „Mitgliedschaften“).

Nein, Publikationen aus Mitgliedschaften müssen nicht einzeln gemeldet werden, können aber freiwillig angegeben werden. Bitte geben Sie Kosten für Mitgliedschaften im Tabellenblatt „Mitgliedschaften“ an und geben Sie, wenn möglich, die Anzahl der Artikel, die im Rahmen der Mitgliedschaft im Jahr 2025 publiziert wurden, in der Spalte „Publikationsanzahl“ an.

Sollten in Ihrer Einrichtung weitere Mitgliedschaften benötigt werden, können diese in dem entsprechenden Tabellenblatt („Liste Mitgliedschaften“) ergänzt werden, indem eine neue Zeile unter der bestehenden Liste hinzugefügt wird. Die Dropdownliste aktualisiert sich automatisch. Bitte geben Sie auch die zugehörige openCost-ID an. Eine Übersicht sowie Detailinformationen zu allen bestehenden openCost-IDs finden Sie online. Dort können auch zusätzliche IDs beantragt werden.

Bitte geben Sie Ihre Kostendaten zu der Zeitschrift Aerosol Research (DOA) im Tabellenblatt „Mitgliedschaften“ unter dem Verlag "Copernicus" an.

Bitte erfassen Sie Ausgaben zu SCOAP3 im Tabellenblatt „Mitgliedschaften“.

Eine Erfassung einzelner Zeitschriften ist möglich, aber nicht notwendig. Man kann die Kosten pro Verlag bündeln. Wichtig ist die Angabe des Verlags.

Wir benötigen von Ihnen in erster Linie die Subskriptionskosten der publikationsstärksten Verlage. Das sind die Verlage, die in der „Liste Verlage“ aufgelistet sind und im Dropdown erscheinen. Bitte geben Sie, wenn möglich, alle Abonnements von Verlagen dieser Liste an.

Alle Abonnements aus weiteren Verlagen können Sie freiwillig angeben und diese Verlage in der Liste hinzufügen. Hier können Sie selbst entscheiden, welche Angabe relevant ist/ welcher Mindestumsatz Ihnen für Ihre Einrichtung sinnvoll erscheint.

Benötigt werden in erster Linie die Kosten für das Jahr/den Leistungszeitraum 2025. Wenn Sie Daten aus den Jahren 2023 und 2024 angeben können, geben Sie diese gerne auch in jeweils einer weiteren Zeile an.

Wir benötigen von Ihnen die Subskriptionskosten der publikationsstärksten Verlage. Für uns sind die Kosten für Einzel- oder Paketlizenzierung elektronischer Zeitschriften (nur lesen) besonders wichtig. Sie können uns aber auch gerne Ihre Kosten zu den Print-Abos (Deep Discount) melden. Wenn in Ihrer Einrichtung darüber hinaus andere Verlage wichtig sind und einen hohen Anteil an den Subskriptionskosten einnehmen, dann können Sie diese ebenfalls melden.

Geben Sie die Kosten gerne so an, wie sie Ihnen vorliegen. Die Angabe von Komplettkosten ist möglich, sie können aber auch die getrennten Anteile (Print und Online) in jeweils einer Zeile eintragen (vor allem dann, wenn unterschiedliche Steuersätze für beide Anteile vorliegen). Nutzen Sie dann gerne auch das Bemerkungsfeld für die Erläuterung dazu.

Ja, die Vorgehensweise ist möglich. Geben Sie die Erläuterung dazu (E Only, Kombi-Abo Print+Online – Online-Anteil, Kombi-Abo Print+Online – Print-Anteil) bitte gerne im Bemerkungsfeld an.

Nein, wir benötigen von Ihnen nur Daten zu Zeitschriftenartikeln.

Sollten in Ihrer Einrichtung weitere Verlage benötigt werden, können diese in dem entsprechenden Tabellenblatt ("Liste Verlage") ergänzt werden, indem eine neue Zeile unter der bestehenden Liste hinzugefügt wird. Die Dropdownliste aktualisiert sich automatisch.

Wir benötigen von Ihnen in erster Linie die Subskriptionskosten für Einzel- oder Paketlizenzierungen elektronischer Zeitschriften (nur lesen) der publikationsstärksten Verlage. Das sind die Verlage, die im Tabellenblatt „Liste Verlage“ aufgelistet sind und im Dropdown erscheinen.

Die Kosten für kombinierte Pakete und Datenbanken / Aggregatoren wie IEEE Xplore Digital Library, EBSCO-Datenbanken (Business Source, Engineering Source, Art & Architecture Source) oder WISO können Sie uns sehr gerne zusätzlich liefern. Um die Anbieter bzw. Aggregatoren angeben zu können, müssten Sie diese in dem entsprechenden Tabellenblatt („Liste Verlage“) ergänzen, indem eine neue Zeile unter der bestehenden Liste hinzugefügt wird. Die Dropdownliste aktualisiert sich dann automatisch.

Die Liste der Verlage, für die wir dringend die Angaben benötigen, befindet sich im Tabellenblatt "Liste Verlage". Diese Liste ist im Tabellenblatt "Subskriptionskosten" auch in der Spalte "Bezeichnung Verlage" als Dropdown-Liste hinterlegt.

Institutionelle Ausgaben umfassen interne Kosten für Infrastrukturen wie den Betrieb eines Verlags, eines Repositoriums und/oder einer Publikationsplattform – also interne Aufwendungen für Diamond-OA und Green-OA.

In diesem Fall nutzen Sie bitte die Kostenart „Personal- und Sachkosten“ (Spalte D).

Für die Berechnung der Personalkosten können die VZÄ aus den Personalmittelsätzen der DFG für das Jahr 2025 (siehe DFG-Vordruck 60/12) herangezogen werden.

Nein. In dem Tabellenblatt „Institutionelle Ausgaben“ sollten nur interne Kosten erfasst werden. Mitgliedschaften (z. B. SciPost) werden in das Tabellenblatt „Mitgliedschaften“ eingetragen.

Die Dropdownlisten sind über die Datenüberprüfungsfunktion hinterlegt worden. Um die Einheitlichkeit der Angaben zu gewährleisten, sollten dort keine weiteren Auswahlmöglichkeiten ergänzt werden. Bitte nutzen Sie eine der vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten. Für weitere Spezifizierungen nutzen Sie bitte das Bemerkungsfeld.

Bitte nutzen Sie ausschließlich eine der vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten:

• Publikationsplattform Bücher
• Publikationsplattform Zeitschriften
• Repositorium
• Universitätsverlag / Verlag einer wissenschaftlichen Einrichtung

Tragen Sie in das Bemerkungsfeld bitte Ihre Erläuterungen ein, wenn Sie die Angabe spezifizieren möchten.

Wenn keine Rechnung vorliegt, tragen Sie beim Steuersatz bitte 0% ein.

Es sollen möglichst umfassend die internen Aufwendungen für Green-OA (Repositorium) einerseits und Diamond-OA (Publikationsplattformen Zeitschriften/Bücher) und alle daran beteiligten Mitarbeitenden erfasst werden.

Personalkosten für die DSpace-Entwicklung zum Betrieb des Repositoriums sind bitte bei den Personalkosten Repositorium zu berücksichtigen.

Bitte liefern Sie uns die Daten, die Sie ermitteln können, so genau, wie es Ihnen möglich ist – ggf. können Sie Durchschnittsausgabesätze angeben oder Besoldungstabellen zu Rate ziehen. Ungefähre Angaben sind für uns natürlich besser als keine Angaben. Bitte nutzen Sie gerne auch das Bemerkungsfeld für eine kurze Erläuterung dazu (z.B. dass es sich um eine geschätzte/ungefähre Angabe handelt evtl. mit Begründung).

* Es wurde auf die Personalmittelsätze der DFG für das Jahr 2025 verwiesen (siehe DFG-Vordruck 60/12).